「心得」:採購一套進銷存系統,系統背後的支援才是最大的關鍵

ERP

去年底,一個緊急的狀況,不得已放棄了原本鼎新 ERP 的系統,跳入一個未知的系統。

從 04 年創業開始,所謂進、銷、存的系統,大概就是簡單的 Excel 開始。十年來,經歷了霹靂 6 號、富甲天下,然後衝上鼎新 ERP,這中間的學費跟過程,其實真的不簡單。

每一套系統的差異不提,但是採購一套進銷存系統,系統背後的支援才是最大的關鍵(說 100 遍都不夠)。

嘿,先說,哥這一篇不是來寫分享文的,是心路歷程來著!

怎麼會放棄鼎新?軟體有保固期?我同意。系統維護有保固期?我也同意。客服有服務合約?這一點我很有意見。如果每一次問問題,都得先回覆:是否續簽後續的服務合約?如果不續簽,客服無法回覆。

去年 12 月初,鼎新系統所在的伺服器(三年前整套軟、硬體皆購自鼎新)出現資料庫遺失的狀況,在聯繫客服的過程中,討論的問題始終不在於狀況形成的原因與排解建議,而是沒有續簽服務合約,無法進行辨識可能原因與修復建議。經過多次交涉,客服給了一個建議:把主機換掉,將資料庫先搬移到一台新伺服器進行修復,然後再搬遷到未來新的主機上。

這個解決方案,包括硬體與軟體授權,報價 17 萬。

再說一次:採購一套進銷存系統,系統背後的支援才是最大的關鍵。

於是,我找了一位老朋友(其實只能說認識,彼此在網路上也偶有分享,但實在稱不上老朋友)、蘋果圈的資深前輩 – 三頁書(江湖人稱三爺)。是的,我打算將系統整個砍掉重練(但這個過程中,我還必須感謝另一位網友 Stronger的大力幫忙,遠從臺中,不計費用,只用個簡餐,收了由我開價的車馬費,便來幫我拯救原本資料庫中的資料 ),在最短時間內導入神機妙算

這一切過程,都在去年 12 月完全爆發。

一點不誇張,從第一次和三爺正式討論導入神機妙算的需求,到試運作,就是一個月的時間。元旦三天連假,成了辦公室與總倉的唯一盤點日,我們就在那一個月裡,完成一個匪夷所思的里程碑。之後至今,期間仍不斷的進行程式修正、操作 Team 的溝通,目前幾乎 95% 都完整的支援辦公室、門市端的各項運用,前後不到 4 個月。

對於每一項功能的修訂、表單建立…,我不一一贅述(其實我也說不上來,因為實際的操作是由各部門的人員進行執行,我了不起看看簽到、看看庫存數字與銷售業績的關係),加上網路上很多精彩的分享、美麗的圖文介紹。但我非常珍惜的是,不論是我自己,或者是公司的每一個 team,一旦對於神機妙算這套系統運行的過程有疑問或者與實際需求有所落差,三爺與吳姓工程師總是試著從季銷存的架構與邏輯,甚至財務、稅法、門市營運的各種面向提出建議,彼此討論,在進行客製化的修改。

這個不單只是溝通,更是教學相長,在彼此討論的過程中,我們都可以獲得本身熟悉領域以外的觀念,或者不同的經營方式。我想,這個過程中,我們的 team 真的獲得了一個提供「客製化」,以及深入瞭解需求提供建議的顧問服務;另個角度,或許三爺也獲得了應付一個繁瑣、狀況四起,包括寄、轉、銷、借各種複雜情境的寶貴經驗(哈哈)。

結論:採購一套進銷存系統,系統背後的支援才是最大的關鍵。

3 Comments

  1. Gin

    請問您是原本是用鼎新的哪一套軟體?SmartERP嗎?轉換到神機妙算後,現在使用的經驗如何呢?

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    • bearboss

      是 SmartERP 沒錯。目前轉換到神機妙算很順利。

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  2. 台北網頁設計

    報價 17 萬!!! 是一年的費用就17萬嗎 ?

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